Einführung

Zeit ist die knappste Ressource, wenn viele Menschen zusammen kommen um an einem Thema, einer Fragestellung oder an einer Lösung zu arbeiten. Wir glauben daher:  Meetings müssen sich lohnen.

Fokussierung auf das Thema oder die Aufgabe, effizienter Umgang mit der gemeinsamen Ressource Zeit, Verbindlichkeit, Produktivität, und Kreativität müssen ein Meeting auszeichnen, egal ob zwei, zwanzig oder zweihundert Menschen zusammen arbeiten.

Facilitation unterstützt Gruppen, ihre eigenen Kompetenzen zu entfalten, um Dringendes zu besprechen, Lösungen für schwierige Probleme zu finden, Strategien zu entwickeln, gemeinsame Projekte zu gestalten oder Projekte wieder auf die Erfolgsspur zu bringen.

Aufgabe des Facilitators ist es dabei, einen methodischen, räumlichen und zeitlichen Rahmen zu gestalten, der die Arbeits-, Kommunikations- und Entscheidungsfähigkeit einer Gruppe fördert bzw. mögliche Hindernisse aus dem Weg zu räumen.

Vorbereitung

Wichtige Fragen im Vorfeld zu klären, ist eine erste Aufgabe des Facilitators, um Gruppen zu erfolgreicher gemeinsamer Arbeit zu führen:

Passt die Zusammensetzung des Teilnehmerkreises zur Aufgabenstellung?

• Sind alle relevanten Fachperspektiven (aufgabenbezogen) im Teilnehmerkreis repräsentiert?
• Sind in der Gruppe Kompetenzen vertreten, die die Umsetzung der Ergebnisse verantworten können?
• Sind von dem Thema, dem Problem oder möglichen Lösungen betroffene Personen vertreten?
• Sind Personen, die Informationen zur zu lösenden Aufgabe haben, die sonst niemand besteuern kann, vertreten?

Passt der veranschlagte Zeitrahmen zur Aufgabenstellung?

Anhand dieser Kriterien kann bereits im Vorfeld festgestellt werden, in wie weit die zu lösende Aufgabe oder das zu bearbeitende Thema durch eine Gruppe erfolgreich bearbeitet werden kann.

Auf einem Vorbereitungstreffen kann ein guter Facilitator einen Abstimmungsprozess in Gang setzen. Als dessen Ergebnis sollten Teilnehmer mit der maximalen Lösungskompetenz ausgewählt, eine angemessene und verständliche Aufgabenstellung gefunden und ein ausreichender zeitlicher Rahmen gefunden worden sein.

Die Struktur eines Meetings, einer Veranstaltung oder Tagung wird durch die zu Verfügung stehende Zeit, die Teilnehmerzahl und die zu lösende Aufgabe bestimmt.

Selbstmanagement

Gruppen einer Größe von bis zu sieben Mitgliedern können ihre Arbeit und Kommunikation in Abhängigkeit zu der zu lösenden Aufgabe meistens selbst organisieren. Werden folgende Rollen durch Gruppenmitglieder übernommen, ist die Arbeit besonders effektiv:

1. Diskussionsleitung: Sorgt dafür, das alle zu Wort kommen
2. Zeitmanagement: Achtet auf den Zeitrahmen
3. Dokumentation: Sichert wichtige Arbeitsergebnisse
4. Berichterstattung: Berichtet über die Arbeitsergebnisse

Facilitation

Ab einer Gruppengröße von mehr als zehn Personen ist es sinnvoll, die Interaktion in der Gruppe durch eine Person leiten zu lassen, die sich ausschließlich um die Organisation der Kommunikation und der gemeinsamen Arbeit kümmert.

Unterhalb einer Gruppengröße von ca. sieben Personen können die meisten Menschen auf eine ihrer ältesten Erfahrungen [FG2] zurückgreifen: Die Kommunikation im Familiensystem, das durchaus viel Komplexität aufweist: Hierarchien, unterschiedliche Erfahrungs- und Kompetenzhorizonte sowie schwierige Abstimmungs- und Lösungsprozesse.

Sind die zu bearbeitenden Aufgaben komplex, konfliktbeladen und der Zeitrahmen möglicherweise knapp bemessen, ist der Einsatz eines Facilitators auch unterhalb dieser Gruppengröße eine wichtige Ressource für die Entwicklung von guten Arbeitsergebnissen und Lösungen.

Die sich in größeren Gruppen zwangsläufig entwickelnde Gruppendynamik erfordert eine explizite Organisation der Interaktionen innerhalb der Gruppe. Mit der Methodik der Facilitation können produktive und interaktive Arbeitsprozesse von Gruppen mit bis zu mehreren hundert Teilnehmerinnen möglich gemacht werden.

Je größer eine Gruppe ist, desto vielfältiger sind die Erfahrungen, Kompetenzen und die Sichtweisen auf eine Aufgabe oder ein Problem. Einerseits kann dies ein großes Hindernis bei der Entwicklung von Ergebnissen und Lösungen sein, andererseits bietet gerade diese Vielfalt eine Fülle von Erfahrungen, Kompetenzen und Ideen, die die Lösung von komplexen Aufgaben erst ermöglichen.

Aufgabe eines Facilitators ist es, diese Unterschiede sichtbar zu machen, für deren Akzeptanz zu sorgen, ein gemeinsames Verständnis für die zu lösende Aufgabe Raum greifen zu lassen und die Entwicklung von gemeinsam getragenen Ergebnissen zu fördern.

Arbeitshaltung des Facilitators

Ein Facilitator ist Experte für Methodik, Verfahren und Dynamik bezogen auf die Zusammenarbeit großer Gruppen.

Er oder Sie

• trägt die Führungsverantwortung für die Gestaltung und das Management von Kommunikations- und Arbeitsprozessen auf einem Meeting, einem Workshop oder einer Veranstaltung.
• tritt nicht als Experte für den Inhalt eines Meetings, Workshops oder Veranstaltung auf und setzt inhaltlich keine eigenen Beiträge.
• führt sehr zurückhaltend („mikroinvasiv“) und aktiviert soweit wie möglich Selbstmanagement und Selbstverantwortung der Beteiligten.
• schafft als Experte für Verfahren und Methodik einen Rahmen, in dem sich die Beteiligten sicher, autark und gleichzeitig geführt fühlen können.